Wie wir arbeiten

Qualitätssicherung
Wir arbeiten nach der Norm DIN EN ISO 17100, dem europäischen Qualitätsstandard für Übersetzungsservices und verpflichten uns, die Qualität in sprachlicher und fachlicher Hinsicht nach diesen Richtlinien sicherzustellen.

Hintergrundprozesse
Im Hintergrund des Tagesgeschäfts arbeiten wir kontinuierlich an der Kontrolle und Verbesserung unseres Teams, unserer Arbeitsabläufe und unserer Tools.

Die Fähigkeiten und Qualifikationen unseres Fachübersetzer-Teams werden laufend kontrolliert. Eine optimale Einschätzung der Stärken und Schwächen unserer Übersetzer ist bei jedem einzelnen Auftrag fundamental für die richtige Wahl des Übersetzers und letztendlich ausschlaggebend für ein gutes Ergebnis. Von großer Bedeutung sind hier das Feedback unserer Kunden, das Feedback unserer Übersetzer selbst und die Übersetzungskontrollen durch je einen zweiten muttersprachlichen Fachübersetzer.

Unsere Projektmanager prüfen bei internen Audits stichprobenartig die Prozessabläufe bei verschiedenen Projekten. Im Besonderen geht es darum die Projektanforderungen zu analysieren und entsprechende Abläufe festzulegen. Aufgrund spezieller Anforderungen, zum Beispiel von spezieller Fachterminologie oder speziellen Guidelines zum Sprachduktus oder Verweisen auf Referenzmaterial und Normen verändern sich Arbeitsprozesse. Wir passen uns den Anforderungen an und lernen dadurch auch projektübergreifend unsere Prozesse ständig zu hinterfragen und zu verbessern.

Zu unserer Arbeit gehören natürlich nicht nur die Fachleute, die sich mit den Übersetzungsprojekten beschäftigen, sondern auch unser Werkzeug. Abgesehen von den standardmäßigen, kontinuierlichen Aktualisierungen unserer Software sind wir laufend dabei neue Tools zu testen und in unsere Prozesse einfließen zu lassen. Wir sind flexibel und offen, wenn unsere Kunden mit eigenen Tools arbeiten wollen und recherchieren regelmäßig neue Tools, die auf den Markt kommen.

Prozesse vor der Übersetzung
In Kundengesprächen klären wir, worauf es bei dem jeweiligen Unternehmen ankommt und welche Projekte in Planung stehen. Gab es vor unserem Kontakt einen anderen Übersetzungsdienstleister, mit dem der Kunde nicht zufrieden war? Werden neue Sprachen benötigt? Ist der Aufwand gestiegen und kann intern nicht mehr bewältigt werden? Gibt es Auslandsfilialen, mit denen Glossare abgesprochen werden sollen?

In der Angebotsphase werden die Texte dann analysiert und die Abläufe in Absprache mit den Fachübersetzern, dem Kunden und ggf. mit den Fachleuten, die für Technik und Grafik zuständig sind, festgelegt.

Bitte lesen Sie dazu auch unsere Hinweise zur Projektvorbereitung.

Projektabwicklung
Nach der ausführlichen Analyse der Randbedingungen und den sprachlichen, technischen und inhaltlichen Kriterien der Texte, folgen wir einem festgelegten Muster für die Projektabwicklung. Wir sind gerne bereit dieses Muster auf die speziellen Bedürfnisse des Kunden oder des individuellen Projektes abzustimmen.

Bitte informieren Sie sich hier über unseren generellen Workflow. Der Workflow beschreibt, wie die Arbeit der Fachübersetzer, der Projektmanager und der Layouter und Lektoren in Rücksprache mit unseren Kunden ineinandergreifen.

Korrekturstufen
Bei der Cerebro AG arbeiten wir grundsätzlich mit dem CAT-Tool (Computer assisted Translation Tool) Trados. Bitte lesen Sie hier wie Trados funktioniert und welche Vorteile die Software bei der Übersetzung bringt.

Bei Beauftragung erhält der muttersprachliche Fachübersetzer von uns:
- die Originaltexte im Originalformat
- die sdlxliff-Dateien für die Übersetzung: in diesen Dateien wurde bereits ausgeblendet, was nicht übersetzt wird.
- die Kunden-TM (Translation Memory) in der bisherige Übersetzungen für diesen Kunden gespeichert sind
- das Glossar in Form einer Termbase. Begriffe des Glossars werden automatisch im Originaltext markiert und die entsprechende Übersetzung angezeigt
- den Styleguide oder andere besondere Hinweise des Kunden, die für die Übersetzung relevant sind

Der Projektmanager erhält vom Fachübersetzer die fertiggestellte Übersetzung, zweisprachig im sdlxliff Format und die erweiterte Termbase.

Korrekturstufe 1:
Diese zweisprachigen sdlxliff-Dateien prüfen wir in Korrekturstufe 1 mit einer QA Software. Festgestellt werden folgende mögliche Fehler: Rechtschreibung, Grammatik, Inkonsistenzen im Original- und im Zieltext, Abweichungen vom Glossar, Zahlenfehler, Satzzeichenfehler und fehlende Übersetzungen.
Der Projektmanager prüft die in einem Report angezeigten Fehler und kommentiert den Report für den Übersetzer. Die überarbeiteten sdlxliff-Dateien gehen mit dem überarbeiteten Report zurück an den Übersetzer.

Korrekturstufe 2:
Der Übersetzer korrigiert dem Report folgend seine Übersetzung im sdlxliff-Format und sendet die korrigierte Version zurück an den Projektmanager.

Korrekturstufe 3:
Der Projektmanager prüft die sdlxliff-Dateien erneut mit der QA Software. Sofern keine Fehler mehr im Report erscheinen erstellt der Projektmanager die zielsprachige Datei im Zielformat.

Korrekturstufe 4 und 5:
Die korrigierte zweisprachige Datei geht nun mit der zielsprachigen Datei zum zweiten muttersprachlichen Fachübersetzer ins Lektorat (sofern vom Kunden beauftragt) oder wieder zurück an den ersten Fachübersetzer. In der Zieldatei erkannte Fehler werden auch im zweisprachigen sdlxliff-Format und damit in der TM korrigiert.

Korrekturstufe 6 und 7:
Der Projektmanager prüft die zielsprachige Datei nun final in Abgleich mit dem Originaltext und korrigiert dabei grobe Formatverschiebungen.
Wurde vom Kunden zusätzlich ein Feinlayout beauftragt, übermittelt der Projektmanager die zielsprachige Datei mit dem Styleguide des Kunden an unsere Grafikabteilung.

Korrekturstufe 8:
Die aus dem Layout kommenden zielsprachigen Dateien gehen nochmal an den ersten bzw. zweiten Fachübersetzer zur finalen Prüfung im Feinlayout. Korrekturen werden im PDF-Format über Notizen eingetragen.

Korrekturstufe 9:
Der Projektmanager prüft, ob Korrekturen korrekt übernommen wurden und führt ein Endlektorat durch. Er prüft final auf: falsche Umbrüche, Schriften, Konsistenz von Index und Überschriften im Text, sonstige mögliche Verschiebungen und die Plausibilität von Bildunterschriften.

Weitere Korrekturschleifen ergeben sich je nach dem mit dem Kunden vereinbarten Workflow: zum Beispiel können weitere Korrekturen durch die Fachabteilungen oder Auslandsfilialen des Kunden vereinbart werden.

Qualitätsmanagementsysteme
Kriterien für die Auswahl von Dienstleistern im Rahmen einer Dienstleisterpolitik

• Qualitätskontrollen der Übersetzer
• Bedarfsanalysen der Kunden und Prüfen/Anpassung der Auftragsabwicklung (Feedbackanalyse)
• Neue Probeübersetzungen, Neue Kontrollstufen, Glossarerstellung, Neue Dienstleistungen
• sicherstellen, dass die für die Durchführung von Übersetzungsaufgaben ausgewählten Personen über die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen.
• Nachweise, die die fachliche Kompetenz von Übersetzern, Lektoren, Fachlektoren und anderen Fachleuten belegen.

Professionelle Kompetenzen der Übersetzer
Unter Übersetzungskompetenz verstehen wir die Fähigkeit, sich effektiv die zusätzlichen sprachlichen und fachlichen Kenntnisse anzueignen, die zum Verständnis der Inhalte in der Ausgangssprache und zur Produktion der Inhalte in der Zielsprache erforderlich sind. Recherchekompetenz erfordert zusätzlich Erfahrung im Umgang mit Rechercheinstrumenten.
Geprüft und bewertet werden grundsätzlich die IT-Kompetenz (Know-how und Erfahrung mit IT-Tools und Systemen) und die Fachkompetenz, bei der es darum geht die in der Ausgangssprache erstellten Inhalte zu verstehen und sie in der Zielsprache unter Verwendung des entsprechenden Stils und der entsprechenden Terminologie wiederzugeben.
Mehr zum Thema Fachübersetzer lesen Sie bitte hier.

Kundenfeedback
Die Cerebro AG verfügt über ein dokumentiertes Verfahren und einen kontrollierten Prozessablauf für Übersetzung, Revision, Endprüfung und Archivierung. Im Rahmen unseres Qualitätsmanagementsystems holen wir Kundenfeedback ein und verfügen über ein dokumentiertes Reklamationsverfahren.

Nachverfolgbarkeit
Jedes Übersetzungsprojekt wird in einem Projektarchiv gespeichert und durchläuft während der gesamten Projektdauer ein vorgegebenes Protokoll. Zweck dieses Protokolls ist es, das Übersetzungsprojekt identifizieren zu können, es überwachen zu können und zu jederzeit den aktuellen Status des Übersetzungsprojektes bestimmen zu können.

Zu diesem Zweck wird jedem Projekt eine eindeutige Referenznummer zugeordnet. Diese Nummer garantiert die Rückverfolgbarkeit des Projekts und seines Status. Im Auftragsbuch werden zugeordnete Aktionen, Änderungen, Korrekturen etc. aufgezeichnet.

Sicherheit
Wir garantierten die vertrauliche Behandlung aller Unternehmensinformationen, die uns im Zuge eines Projektes zugänglich gemacht werden. Dank bestehender Vertraulichkeitsvereinbarungen mit unseren Mitarbeitern und Dienstleistern, individuellen Geheimhaltungserklärungen mit unseren Kunden und einer passwortgeschützten Datenaustausch-Plattform gewährleisten wir die sichere Aufbewahrung und Verwaltung Ihrer Dokumente.
Mehr zum Thema Datenschutz lesen Sie bitte hier.

Computer Backups:
Die Liste der Sicherheitspunkte, die mit dieser professionellen Backup-Lösung verbunden sind, lautet wie folgt:

• Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten
• Die Server sind in Raid 5/6 gesichert, was die Verteilung der Daten auf mehrere Festplatten ermöglicht
• Die Duplizierung der Backups wird in zwei verschiedenen Datensicherungslösungen an einem Standort, aber in verschiedenen Brandabschnitten geleistet
• Die Übertragung von Dateien in SFTP ist hochsicher
• Die 256-Bit-Verschlüsselung vor dem Senden macht die Daten unlesbar und unentschlüsselbar

Die Dateien werden auf hochsicheren Servern gesichert, die in Deutschland gehostet werden und genauen Regeln entsprechen:

• Feuerraum
• Videoüberwachung und Zugangssicherung
• Permanente Temperaturkontrolle